8 conselhos para manter a organização e o foco na quarentena

 8 conselhos para manter a organização e o foco na quarentena

Como está a sua rotina dentro de casa nesta quarentena? Fizemos um live no nosso Instagram com a Lygia Pontes, consultora e palestrante em Eficácia e Felicidade Profissional.

Ela deu várias dicas sobre organização, produtividade e gestão de tempo para você dar conta das suas atividades e entender o que precisa priorizar. Se você está precisando de ajuda para se manter produtivo nesta quarentena, vem ler este artigo!

TRÊS PRINCIPAIS APRENDIZADOS DE HOJE:

1.

Ao longo do artigo, vamos apresentar 8 dicas para você conseguir organizar sua agenda, melhorar sua produtividade e evitar a frustração de não dar conta de tudo. Elas são: 1.Separar urgência e prioridade; 2.Ser realista; 3.Detalhar as atividades; 4.Dizer não; 5.Comunicar-se; 6.Anotar os aprendizados; 7.Vencer a dificuldade de concentração e a insônia; 8.Criar um ciclo positivo.

2.

Para organizar sua agenda, você precisa entender o que é urgência e o que é prioridade. A primeira impõe que você realize determinada atividade naquele momento, não há escolha. Já a prioridade diz respeito a uma atividade que é importante e que traz um grande impacto para a sua vida e a sua felicidade se for realizada. Agora, na hora de estabelecer suas metas, é importante ser realista. Se antes você separava 1 hora pra fazer uma determinada atividade, durante a quarentena, é recomendável que você separe mais tempo. Isso porque estamos vivendo um ritmo diferente e não conseguimos dar conta de tanta coisa como antes.

3.

Saiba negociar o não. Para muitas pessoas, dizer não é uma dificuldade. Mas você não precisa mais sofrer com isso. Nesse caso, a comunicação com sua equipe é fundamental para garantir a confiança e a organização no trabalho. Apresente o cenário e busque repensar os prazos estabelecidos para as demandas. Assim, você também ajuda os outros a separarem o que é urgente e o que é prioridade.

1. Separar urgência e prioridade

Já a prioridade corresponde ao que é importante, aquilo que precisa ser feito primeiro, mas não necessariamente naquele momento exato em que você recebe a tarefa. Ela é aquilo que vai ter mais impacto na sua vida. Para identificar suas prioridades, você pode se fazer algumas perguntas:

  1. O quanto essa atividade impacta na minha felicidade?
  2. O quanto ela impacta no meu futuro?
  3. O quanto ela impacta no meu sentimento de realização?

Assim, aquela atividade que você considera com maior impacto nesses três níveis é a sua prioridade.

Agora, na hora de determinar por onde começar, você precisa colocar as urgências em primeiro lugar e encaixar as prioridades depois. A tendência é que pensemos que tudo é urgente, mas precisamos definir bem as atividades para conseguirmos organizar as agendas.

Mesmo que duas urgências ou duas prioridades cheguem ao mesmo tempo na nossa mesa, é preciso ir fundo em cada uma delas e analisar os impactos para poder classificar as urgências entre mais urgente e menos urgente e as prioridades como mais prioritária e menos prioritária.

No caso das empresas que lidam diretamente com seus clientes, Lygia aconselha a priorizar as solicitações dos consumidores mais fiéis e que compram sempre de você. Mas lembre-se de não prometer aquilo que não pode cumprir naquele momento.

Não fale que você pode entregar o produto amanhã só porque você acha que é isso que o cliente quer ouvir. É preciso ser sincero e realista.

2. Ser realista

Dentro de casa, vivemos uma situação em que o profissional está misturado à vida pessoal. Nem sempre temos o tempo e o espaço ideais para realizar o trabalho e sofremos com algumas interrupções ao longo do dia. Se identificou?

Lygia diz que é preciso entender que não vamos conseguir fazer as mesmas atividades no mesmo ritmo de antes. Muitas vezes, não damos conta das nossas demandas porque superestimamos nossa capacidade de realização e estabelecemos um tempo que não é realista para as coisas. Isso prejudica a organização.

Para resolver esse problema, Lygia recomenda que você estime mais tempo para as suas tarefas. Para atividades simples, coloque de 15 a 30 minutos a mais na sua agenda em relação ao tempo que você espera realizá-las. Para as demandas complexas, esse tempo deve ser de 45 a 60 minutos a mais.

Além disso, pensando nas interrupções e urgências que podem surgir ao longo do dia, a recomendação é não lotar a sua agenda completamente. Ao invés disso, ocupe 50% dela com atividades que você sabe que precisa fazer e deixe 50% da sua agenda para as eventualidades.

Lembrando que essa proporção pode variar, mas na quarentena a tendência é que as interrupções sejam muito mais frequentes do que eram antes.

É claro que nem sempre os imprevistos vão ocupar todo o tempo que você disponibilizou para eles. Quando isso acontecer, você pode antecipar uma tarefa do dia seguinte ou se dedicar a outra atividade. Assim, você fica com a sensação de que seu dia foi mais produtivo e que você ganhou algumas horas.

Esse gerenciamento de agenda é fundamental para evitar frustrações. Afinal, quem nunca listou 20 coisas para fazer e, no fim do dia, só conseguiu realizar 4 atividades e ficou se sentindo pouco produtivo? Uma vez que você organiza a sua agenda, também começa a perceber quais demandas podem ser delegadas e quais prazos podem ser negociados.

3. Detalhar as atividades 

Ainda pensando em como gerenciar sua agenda, Lygia recomenda fazer um mapeamento das suas atividades. Primeiro, você precisa reconhecer a sua realidade e como é o seu dia a dia.

Então, consegue planejar seu futuro. Para isso, anote todas as tarefas que você realiza no dia, incluindo as mais simples ou rápidas, como tomar banho, responder e-mails e jantar. Também anote a duração de cada uma delas, a frequência e o prazo.

Com isso, você tem uma percepção clara sobre a quantidade de horas que gasta no dia com todas as tarefas e consegue fazer estimativas mais realistas para organizar o seu tempo.

Se você é gestor, faça esse mapeamento e estimule seu time a fazer o mesmo. Assim, além de atrasos nas demandas, você evita também que os colaboradores prometam prazos que não conseguem cumprir.

Tire 15 ou 20 minutos do dia com a sua equipe para discutir esse mapeamento e planejar as próximas ações. Com isso, você alinha os colaboradores e consegue ter mais controle sobre o que está sendo feito.

É importante dizer que, na hora de incluir as atividades na sua agenda, você deve começar pelas urgências, depois anote as atividades fixas, de rotina e que acontecem em um mesmo dia e horário, por fim, coloque as prioridades.

Você vai ver que nem tudo cabe em um dia só e que não dá para dar conta de tudo. Assim, começa a entender que precisa falar mais não ou, pelo menos, pensar melhor na hora de pegar uma demanda para si.

4. Dizer não

Você tem dificuldade em dizer não para as pessoas? Para facilitar esse processo, Lygia apresenta a técnica do não negociado. Ou seja, você apresenta as razões pelas quais você não pode fazer uma determinada tarefa, seja por falta de conhecimento sobre o assunto, por falta de tempo e etc.

Negociar o não é um processo que acontece em algumas etapas:

  1. Apresentar o cenário: você explica para o outro, de forma clara e honesta, o que está acontecendo e por que você não pode pegar aquela demanda e realizá-la dentro do prazo que a pessoa pediu.
  2. Engajar o outro: mostre para o outro que você não consegue entregar a atividade quando ele pediu, mas que você tem o conhecimento necessário para fazer essa atividade. Aqui, você também apresenta qual o prazo viável para você cumprir com a demanda desejada pela outra parte. Assim, o outro escolhe topar ou não a proposta.
  3. Dividir a responsabilidade e incentivar a reflexão: pergunte quando a pessoa vai conseguir olhar o que você produziu. Então, se, inicialmente, alguém te pediu uma tarefa para o dia seguinte, mas só conseguir olhar daqui três dias, é possível flexibilizar o prazo.

O não negociado é uma ótima opção para você não se sentir sobrecarregado e não pegar além do que consegue realizar. Além disso, você estimula o outro a pensar se aquela atividade é realmente urgente ou se o tempo de realização pode ser repensado. Isso cria uma relação de confiança entre vocês.

Lembra do mapeamento que falamos no outro tópico? Então, aqui ele é particularmente importante, porque você consegue construir cenários mais realistas para o outro porque tem mais controle sobre o seu dia-a-dia e sabe do que pode dar conta.

5. Comunicar-se

A comunicação é fundamental para se organizar melhor. Se você é gestor, precisa ter o coração aberto para entender que seus colaboradores vivem situações diferentes. Por isso, eles podem não conseguir cumprir as tarefas nos prazos acordados ou podem pedir um tempo maior para realizar as tarefas do que precisavam antes da quarentena.

Agora, se é você quem precisa de mais tempo para fazer suas atividades, deve ser muito claro e transparente com o seu time, abrindo o diálogo e informando quando você consegue entregar as demandas.

Quando você começa a ser mais organizado, impacta os outros e eles também começam a se organizar mais, porque percebem as atitudes que você teve para deixar sua vida mais tranquila.

Se alguém te pede alguma tarefa de urgência em cima da hora, você pode assumi-la, mas precisa explicar para a pessoa que isso é uma exceção e que, da próxima vez, o ideal é que essa demanda seja pedida com antecedência.

6. Anotar os aprendizados

Uma prática que Lygia afirma ter é anotar suas realizações pela manhã referentes ao dia anterior e escrever seus aprendizados quando eles acontecem.

Ao final de um projeto, por exemplo, se ela identifica que algo não foi tão bom como esperava, escreve a tarefa, o que aconteceu e o que poderia ser diferente, criando um plano de ação para as próximas vezes. Se ela ainda não sabe como resolver o problema, escreve o aprendizado como um alerta para outros projetos que for realizar.

7. Vencer a dificuldade de concentração e a insônia 

A quarentena aumenta a ansiedade nas pessoas e, com isso, a dificuldade de concentração e a insônia. Você também está sofrendo com isso?

A dica da Lygia para amenizar o problema é definir o horário em que o dia de trabalho começa e termina. Tenha essas informações na sua agenda como um alarme para não se sobrecarregar de atividades. Marque também seus intervalos e horário de almoço.

Tente se desconectar dos aparelhos digitais pelo menos 2 horas antes de ir para cama e tenha consciência de que você vai ter que separar mais tempo para suas noites de sono, já que pode demorar um pouco mais para conseguir dormir.

Também não se cobre tanto, afinal, estamos vivendo uma realidade muito diferente daquela a que estávamos acostumados. Por isso, não seja muito rígido com as suas metas. Por exemplo, ao invés de determinar que você vai fazer uma aula de yoga todos os dias e ler 4 livros no mês, comece com um livro por mês e uma aula por semana.

8. Criar um ciclo positivo

Lygia fala que alcançamos a felicidade no trabalho quando somos eficazes. Por isso, é importante criar um ciclo positivo. Quando você cumpre suas atividades, gera satisfação em você e nas pessoas que estão por perto.

Por isso, entenda o que você precisa fazer, o que a sua empresa espera de você e quais os objetivos da sua área. Assim, você consegue determinar quais tarefas devem ser feitas e colocar a mão na massa.

A partir disso, você pode começar a pensar em outros objetivos que vão deixar a sua vida mais rica e interessante. Anote as ideias que você tem para o futuro e, quando você julgar que é o momento certo, defina outros detalhes para a realização dessas metas.

O momento pelo qual estamos passando não é fácil, mas é possível lidar com a ansiedade de agora e ter realizações importantes tanto na sua vida profissional como pessoal.

Esperamos que este post tenha ajudado você a ficar mais perto dos seus objetivos e manter sua organização para isso durante a quarentena. Se você gostou do artigo, também pode gostar deste aqui: Como manter o equilíbrio emocional frente à crise

Obrigada pelo papo e conte com a gente!

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